TUPOKSI

TUGAS POKOK & FUNGSI

Bagian Protokol dan Komunikasi Publik Sekretariat Daerah Kabupaten Belu adalah lembaga teknis di lingkungan Sekretariat Pemerintah Kabupaten Belu yang merupakan unsur penunjang yang menyelenggarakan fungsi protokoler, layanan tamu dan komunikasi publik sesuai Peraturan Daerah Nomor 07 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Belu, selanjutnya dijabarkan lebih lanjut dengan Peraturan Bupati Belu Nomor 37 Tahun 2016 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Bagian Protokol dan Komunikasi Publik Sekretariat Daerah Kabupaten Belu, seperti tertera di bawah ini :

  1. Kepala Bagian
  2. Kasubag Acara
  3. Kasubag Layanan Tamu Undangan
  4. Kasubag Komunikasi Publik

Rumusan tugas Bagian Protokol dan Komunikasi Publik Sekretariat Daerah Kabupaten Belu sebagai berikut :

  1. Kepala Bagian

Uraian Tugas ;

Mengkoordinasikan penyusunan rencana kebijakan melalui program kegiatan bidang sesuai dengan rencana anggaran yang akan dilaksanakan dalam bidang protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian acara, layanan tamu undangan, serta kegiatan sub bagian publikasi, pengumpulan dan penyaringan informasi, berdasarkan kegiatan tahunan bagian dan langkah – langkah operasional sekretariat daerah, serta hasil evaluasi tahun sebelumnya sesuai sumber data yang ada untuk menjadi pedoman dalam pelaksanaan tugas;

Membagi tugas dan memberi petunjuk kepada bawahan melalui arahan dan bimbingan sesuai dengan permasalahan dan bidang tugas masing-masing agar tercapai efektifitas dalam pelaksanaan tugas;

Memeriksa hasil kerja bawahan berdasarkan rencana kerja untuk menemukan kesalahan-kesalahan guna perbaikan dan penyempurnaan lebih lanjut;

Merumuskan dan menetapkan standar operasional prosedur (SOP) bidang organisasi yang merupakan urusan daerah secara tepat pada penetapan kinerja (PK) bagian melalui kebijakan pengendalian dalam bagian protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian acara, layanan tamu undangan, serta kegiatan sub bagian publikasi, pengumpulan dan penyaringan informasi untuk meningkatkan kualitas kinerja bagian dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya;

Merumuskan kebijakan, standar, norma, kriteria pembinaan, prosedur kerja dan petunjuk teknis pelaksanaan  kegiatan pada bidang protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian acara, layanan tamu undangan, serta kegiatan sub bagian publikasi, pengumpulan dan penyaringan informasi, untuk dipakai sebagai pedoman dalam tata kelola organisasi;

Melaksanakan analisis dalam menyediakan dukungan infrastruktur dalam bidang protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian acara, layanan tamu undangan, serta kegiatan sub bagian publikasi, pengumpulan dan penyaringan informasi, untuk melancarkan urusan dinas;

Melaksanakan koordinasi teknis pelayanan bidang protokol dan komunikasi publik Sekretaris Daerah serta Kepala Daerah / Wakil Kepala Daerah, agar terwujudnya keteraturan dan keterpaduan pelayanan bidang bidang protokol dan komunikasi publik;

Melaksanakan penyiapan bahan pedoman, bimbingan teknis dan koordinasi dalam penerapan standar pelaksanaan program kerja bidang protokol dan komunikasi publik, untuk meningkatkan kinerja;

Melaksanakan perumusan kebijakan koordinasi teknis pelayanan bidang protokol dan komunikasi publik, sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas;

Melaksanakan koordinasi teknis pelayanan bidang protokol dan komunikasi publik, agar terciptanya keteraturan dan keterpaduan dalam pelaksanaan tugas;

Melaksanakan penyiapan bahan pengawasan, pembinaan dan pengendalian pelaksanaan protokol dan komunikasi publik, untuk meningkatkan kinerja;

Melaksanakan penetapan rumusan kebijakan analisis, monitoring, evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan tugas bidang protokol dan komunikasi publik, untuk acuan dalam pelaksanaan tugas;

Mempelajari peraturan perundang-undangan yang berhubungan   dengan kegiatan bagian protokol dan komunikasi publik, untuk digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan  tugas;

Mengikuti pertemuan dan pelatihan yang berkaitan dengan tupoksi baik didalam maupun diluar daerah sesuai petunjuk atasan untuk meningkatkan ketrampilan dalam pelaksanaan tugas;

Melakukan konsultasi pelaksanaan tugas dengan instansi atau pihak terkait untuk memperoleh masukan guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas;             

Melaksanakan pemantauan, analisis, evaluasi, pelaporan dan dokumentasi hasil pelaksanaan tugas bagian, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program dan pengendalian dengan pendokumentasian kegiatan untuk dipergunakan sebagai bahan masukan bagi atasan;

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik lisan maupun tertulis sesuai tugas pokok dan fungsi untuk membantu pimpinan dalam memecahkan setiap persoalan kedinasan.

2. Kasubag Acara

Uraian Tugas ;

Mengkoordinasikan penyusunan rencana kebijakan melalui program kegiatan bidang sesuai dengan rencana anggaran yang akan dilaksanakan dalam bidang protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian acara, berdasarkan kegiatan tahunan bagian dan langkah – langkah operasional sekretariat daerah, serta hasil evaluasi tahun sebelumnnya sesuai sumber data yang ada untuk menjadi pedoman dalam pelaksanaan tugas;

Membagi tugas dan memberi petunjuk kepada bawahan melalui arahan dan bimbingan sesuai dengan permasalahan dan bidang tugas masing-masing agar tercapai efektifitas dalam pelaksanaan tugas;

Memeriksa hasil kerja bawahan berdasarkan rencana kerja untuk menemukan kesalahan-kesalahan guna perbaikan dan penyempurnaan lebih lanjut;

Merumuskan dan menetapkan standar operasional prosedur (SOP) bidang organisasi yang merupakan urusan daerah secara tepat pada penetapan kinerja (PK) bagian melalui kebijakan pengendalian dalam bagian protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian acara, untuk meningkatkan kualitas kinerja bagian dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya;

Merumuskan kebijakan, standar, norma, kriteria pembinaan, prosedur kerja dan petunjuk teknis pelaksanaan  kegiatan pada bidang protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian acara, untuk dipakai sebagai pedoman dalam tata kelola organisasi;

Melaksanakan analisis dalam menyediakan dukungan infrastruktur dalam bidang protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian acara, untuk melancarkan urusan dinas;

Melaksanakan koordinasi teknis pelayanan bidang protokol dan komunikasi publik melalui kegiatan sub bidang acara agar terwujudnya keteraturan dan keterpaduan pelayanan sub bagian acara;

Melaksanakan penyiapan bahan pedoman, bimbingan teknis dan koordinasi dalam penerapan standar pelaksanaan program kerja sub bagian acara, untuk meningkatkan kinerja;

Melaksanakan perumusan kebijakan koordinasi teknis pelayanan bidang acara, sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas;

Melaksanakan koordinasi teknis pelayanan bidang acara, melalui gladi lapangan dalam acara kenegaraan / resmi, agar terciptanya keteraturan dan keterpaduan dalam pelaksanaan tugas;

Melaksanakan penyiapan bahan keperluan yang berkaitan dengan perlengkapan/kelengkapan acara/upacara, mengatur ruang dan tempat pelaksanaan rapat dinas dan resepsi pimpinan, untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan;

Melaksanakan pendokumentasian kegiatan pimpinan daerah kabupaten, untuk menjadi arsip kegiatan dari pimpinan;

Menyiapkan kenang-kenangan (souvenir), untuk meningkatkan relasi;

Mempelajari peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan kegiatan acara, untuk digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan  tugas;

Mengikuti pertemuan dan pelatihan yang berkaitan dengan tupoksi baik didalam maupun diluar daerah sesuai petunjuk atasan untuk meningkatkan ketrampilan dalam pelaksanaan tugas;

Melakukan konsultasi pelaksanaan tugas dengan instansi atau pihak terkait untuk memperoleh masukan guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas;             

Melaksanakan pemantauan, analisis, evaluasi, pelaporan dan dokumentasi hasil pelaksanaan tugas bagian, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program dan pengendalian dengan pendokumentasian kegiatan untuk dipergunakan sebagai bahan masukan bagi atasan;

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik lisan maupun tertulis sesuai tugas pokok dan fungsi untuk membantu pimpinan dalam memecahkan setiap persoalan kedinasan.

3. Kasubag Layanan Tamu Undangan

Uraian Tugas ;

Mengkoordinasikan penyusunan rencana kebijakan melalui program kegiatan bidang sesuai dengan rencana anggaran yang akan dilaksanakan dalam bidang protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian layanan tamu undangan, berdasarkan kegiatan tahunan bagian dan langkah – langkah operasional sekretariat daerah, serta hasil evaluasi tahun sebelumnnya sesuai sumber data yang ada untuk menjadi pedoman dalam pelaksanaan tugas;

Membagi tugas dan memberi petunjuk kepada bawahan melalui arahan dan bimbingan sesuai dengan permasalahan dan bidang tugas masing-masing agar tercapai efektifitas dalam pelaksanaan tugas;

Memeriksa hasil kerja bawahan berdasarkan rencana kerja untuk menemukan kesalahan-kesalahan guna perbaikan dan penyempurnaan lebih lanjut;

Merumuskan dan menetapkan standar operasional prosedur (SOP) bidang organisasi yang merupakan urusan daerah secara tepat pada penetapan kinerja (PK) bagian melalui kebijakan pengendalian dalam bagian protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian layanan tamu undangan, untuk meningkatkan kualitas kinerja bagian dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya;

Merumuskan kebijakan, standar, norma, kriteria pembinaan, prosedur kerja dan petunjuk teknis pelaksanaan  kegiatan pada bidang protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian layanan tamu undangan, untuk dipakai sebagai pedoman dalam tata kelola organisasi;

Melaksanakan analisis dalam menyediakan dukungan infrastruktur dalam bidang protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian layanan tamu undangan, untuk melancarkan urusan dinas;

Menyiapkan bahan koordinasi persiapan penerimaan, akomodasi, transportasi kunjungan bagi tamu VIP, WIP dan tamu lainnya, agar terwujudnya keteraturan dan keterpaduan dalam pelayanan tamu;

Menyiapkan bahan rencana agenda kunjungan tamu dan perjalanan dinas pimpinan, agar terwujudnya tertib tata kelola layanan tamu undangan yang komprehensif;

Melaksanakan penyiapan bahan pelaporan kegiatan tamu VIP, WIP dan tamu lainnya, sebagai bahan pertanggungjawaban dalam pelaksanaan tugas;

Menyiapkan dan memproses undangan kegiatan Bupati, Wakil Bupati, Sekda atau tamu pemerintah tingkat atas dan pejabat negara lainnya, untuk kelancaran kegiatan;

Melaksanakan koordinasi  dengan staf pimpinan dan erangkat daerah terkait, menyangkut rencana kegiatan, untuk kelancaran kegiatan;

Mendistribusikan dan memantau pengiriman undangan dan kehadiran pejabat yang diundang, agar tingkat kehadiran pejabat terwujud sesuai dengan undangan yang diedarkan;

Menghimpun dan memelihara data, nama dan alamat para pejabat dan para tokoh masyarakat yang dipandang perlu, untuk kelancaran pelaksanaan tugas;

Melaksanakan penyiapan undangan upacara rutin, senam dan apel pengarahan di lingkup setda kabupaten, agar tingkat kehadiran undangan terwujud sesuai dengan yang diharapkan;

Mempelajari peraturan perundang-undangan yang berhubungan  dengan kegiatan bidang layanan tamu undangan, untuk digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan  tugas;

Mengikuti pertemuan dan pelatihan yang berkaitan dengan tupoksi baik didalam maupun diluar daerah sesuai petunjuk atasan untuk meningkatkan ketrampilan dalam pelaksanaan tugas;

Melakukan konsultasi pelaksanaan tugas dengan instansi atau pihak terkait untuk memperoleh masukan guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas;              

Melaksanakan pemantauan, analisis, evaluasi, pelaporan dan dokumentasi hasil pelaksanaan tugas bagian, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program dan pengendalian dengan pendokumentasian kegiatan untuk dipergunakan sebagai bahan masukan bagi atasan;

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik lisan maupun tertulis sesuai tugas pokok dan fungsi untuk membantu pimpinan dalam memecahkan setiap persoalan kedinasan.

4. Kasubag Komunikasi Publik

Uraian Tugas ;

Mengkoordinasikan penyusunan rencana kebijakan melalui program kegiatan bidang sesuai dengan rencana anggaran yang akan dilaksanakan dalam bidang protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian publikasi, pengumpulan dan penyaringan informasi, berdasarkan kegiatan tahunan bagian dan langkah- langkah operasional sekretariat daerah, serta hasil evaluasi tahun sebelumnnya sesuai sumber data yang ada untuk menjadi pedoman dalam pelaksanaan tugas;

Membagi tugas dan memberi petunjuk kepada bawahan melalui arahan dan bimbingan sesuai dengan permasalahan dan bidang tugas masing-masing agar tercapai efektifitas dalam pelaksanaan tugas;

Memeriksa hasil kerja bawahan berdasarkan rencana kerja untuk menemukan kesalahan-kesalahan guna perbaikan dan penyempurnaan lebih lanjut;

Merumuskan dan menetapkan standar operasional prosedur (SOP) bidang organisasi yang merupakan urusan daerah secara tepat pada penetapan kinerja (PK) bagian melalui kebijakan pengendalian dalam bagian protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian publikasi, pengumpulan dan penyaringan informasi untuk meningkatkan kualitas kinerja bagian dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya;

Merumuskan kebijakan, standar, norma, kriteria pembinaan, prosedur kerja dan petunjuk teknis pelaksanaan  kegiatan pada bidang protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian publikasi, pengumpulan dan penyaringan informasi, untuk dipakai sebagai pedoman dalam tata kelola organisasi;

Melaksanakan analisis dalam menyediakan dukungan infrastruktur dalam bidang protokol dan komunikasi publik, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program kegiatan dalam sub bagian publikasi, pengumpulan dan penyaringan informasi, untuk melancarkan urusan dinas;

Melaksanakan koordinasi penyiapan materi untuk siaran pers dan media massa, agar terwujudnya keteraturan dan keterpaduan pelayanan pers dan media massa;

Melaksanakan penyelenggaraan kerjasama dengan media massa, untuk mengekpose kegiatan pemerintah kabupaten secara luas pada masyarakat;

Melaksanakan koordinasi penyebarluasan informasi dan sosialisasi kebijakan pemerintah kabupaten, agar terwujudnya keteraturan dan keterpaduan dalam penyebarluasan informasi dan sosialisasi kebijakan pemerintah kabupaten kepada masyarakat;

Melaksanakan perumusan dan penyusunan petunjuk teknis tentang pengumpulan dan penyaringan informasi, untuk digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas;

Melaksanakan koordinasi pelayanan informasi publik, agar terwujudnya keteraturan dan keterpaduan layanan informasi pada publik;

Melaksanakan penyaringan informasi baik yang akan dipublikasikan kepada masyarakat, lembaga sosial dan lembaga pemerintahan, maupun sebagai bahan pengambilan keputusan, agar materi informasi yang disampaikan mudah dipahami oleh penerima informasi;

Mempelajari peraturan perundang-undangan yang berhubungan  dengan kegiatan sub bagian publikasi, pengumpulan dan penyaringan informasi, untuk digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan  tugas;

Mengikuti pertemuan dan pelatihan yang berkaitan dengan tupoksi baik didalam maupun diluar daerah sesuai petunjuk atasan untuk meningkatkan ketrampilan dalam pelaksanaan tugas;

Melakukan konsultasi pelaksanaan tugas dengan instansi atau pihak terkait untuk memperoleh masukan guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas;             

Melaksanakan pemantauan, analisis, evaluasi, pelaporan dan dokumentasi hasil pelaksanaan tugas bagian, melalui kegiatan perumusan, penyusunan kebijakan program dan pengendalian dengan pendokumentasian kegiatan untuk dipergunakan sebagai bahan masukan bagi atasan; dan

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik lisan maupun tertulis sesuai tugas pokok dan fungsi untuk membantu pimpinan dalam memecahkan setiap persoalan kedinasan.